Как работать меньше, а успевать больше
По данным исследовательского центра “Империя кадров”, около 24% сотрудников компаний утверждают, что добровольно задерживаются на работе практически каждый день. При современном ритме жизни такая ситуация уже не выглядит из ряда вон выходящей. Это печально, ведь чрезмерный трудоголизм негативно сказывается на качестве жизни, пишет Lady.mail.ru.
В твоих силах изменить ситуацию и начать управлять своим временем, следуя базовым правилам тайм-менеджмента, проверенным на практике.
Правило 1. Веди ежедневник правильно
Первое условие успешного планирования — привычка записывать. Особенно это касается планов на год, месяц, неделю и день. Перекладывание планов на бумагу заметно разгружает голову, освобождая место для текущих мыслей. Вскоре ты сама заметишь, насколько спокойнее станешь относиться к ежедневному потоку дел.
Купи красивый ежедневник, который приятно держать в руках и начни ежедневно его заполнять. Планирование быстрее войдет в привычку, если делать это не только в рабочее, но и в личное время. Вскоре ты сама заметишь, что в выходные успеваешь не только сделать домашние дела, но и отдохнуть.
Не ограничивайся простым списком задач. Ежедневник может принести гораздо больше пользы, если организовать его правильно. Заведи привычку каждое утро уделять 5—10 минут в день, чтобы проделать несложную работу:
Раздели задачи на категории, отделив важные от неважных, а срочные от несрочных. Это поможет увидеть, насколько действительно загружен твой день, и вовремя скорректировать планы.
Напротив срочных задач поставь время, к которому они должны быть сделаны. Так ты точно не забудешь про важную встречу и сможешь заранее распределить по времени другие дела.
Выдели в списке 1—2 приоритетные задачи на день, чтобы видеть, что необходимо сделать в первую очередь.
Соблюдай иерархию дел. Не забывай сверяться с ежедневником в течение дня, чтобы не нарушить установленную систему. Так ты успеешь сделать все вовремя и быстрее закончить работу.
Используй цветные ручки, стикеры, закладки — так ты быстрее будешь ориентироваться в ежедневнике и сэкономишь время.
Правило 2. Вспомни детство
Когда мы были детьми, тайм-менеджментом для нас занимались родители. Наверняка твоя мама говорила: “Сначала сделаешь уроки, а потом пойдешь гулять”. Вспомни, с каким легким сердцем ты выбегала на улицу, сделав уроки.
Сейчас, когда ты сама можешь распоряжаться своим временем, этот принцип тоже работает. Все неприятные важные дела старайся планировать на утро. Когда они будут сделаны — ты почувствуешь внутреннюю свободу, и весь оставшийся день пройдет легче и продуктивнее. А значит, и с оставшимися делами расправишься быстрее.
Правило 3. Не отвлекайся
Приступив к очередной задаче, устрани все отвлекающие факторы. Убери подальше телефон, закрой все посторонние вкладки в браузере и отключи оповещения электронной почты. Ты можешь вернуться к ним в перерыве.
Это правило кажется банальным, но если подсчитать, насколько больше времени мы тратим на задачу, постоянно отвлекаясь, станет понятно, почему мы ничего не успеваем.
В тайм-менеджменте для такого подсчета есть эффективный инструмент — “фотография рабочего дня”. Суть заключается в том, чтобы в течение трех дней фиксировать все, что ты делаешь, даже самые мелкие действия, а напротив фиксировать время начала и окончания. Не забывай записывать даже такие действия, как “сходила к кулеру попить воды” или “разговаривала по телефону с мамой”.
По истечении трех дней, проделав несложные подсчеты, ты увидишь, куда на самом деле утекает твое время и сможешь это скорректировать.
Правило 4. Планируй перерывы
Занятость — не равно продуктивность. Уставший человек, битый час сидящий за компьютером с третьей чашкой кофе, сделает не больше, чем человек, который вышел из-за рабочего стола.
Мы часто бываем беспощадны к себе, оставляя себя без отдыха и даже не подозревая, что такое отношение к своему организму не просто губит здоровье, но и не приносит пользы делу. Помни, что отдых — тоже часть работы, и пользуйся “принципом 90 минут”.
Этот принцип открыл около 50 лет назад нейрофиозиолог Натаниэл Клейтман. Он обнаружил, что тело человека переходит от пика активности к спаду каждые 90 минут. По истечении этого времени человек теряет сосредоточенность, внимание падает, и мы начинаем отвлекаться на посторонние мысли.
Учитывая этот принцип, постарайся организовать рабочее время так, чтобы каждые полтора часа делать хотя бы небольшие перерывы, выйдя из-за рабочего стола. Во время перерыва выпей чашку чая, послушай любимую песню или выйди на улицу подышать свежим воздухом. Это поможет отвлечься и восстановить силы для следующей 90-минутной сессии.
Правило 5. Делегируй
Чтобы быть по-настоящему эффективной, научись передавать задачи кому-то еще. Делегирование полезно не только для руководителей и не только для рабочих задач. Не стесняйся просить близких в чем-то тебе помочь, если ты загружена. Наверняка есть человек, которому нетрудно сделать за тебя какое-то дело, а тебе это поможет освободить время для более важной задачи.
Попробуй внедрить эти правила в жизнь и придерживаться их не менее одного месяца. По истечении месяца ты сможешь сделать выводы о том, какие правила принесли тебе самую большую пользу.
Следи за тем, чтобы не попасть в ловушку собственной психики, из-за которой мы часто не воспринимаем свои же планы всерьез. Не соблюдаем дедлайны и забываем про данные себе обещания. При этом, никто не подумает отнестись легкомысленно к распоряжениям босса. Если дедлайн установлен начальником — мы и не подумаем его нарушить.
Используй это для самодисциплины, приучи себя к мысли, что ты — свой главный босс. Не забывай себя контролировать, а главное — регулярно хвалить за выполненные задачи.
